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工资发错了,员工不退还,解决办法

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工资发错了,员工不退还,解决办法

2020-07-20

最近有HR在人事群里面咨询:请教大家,员工工资发错了,但是他不退还,我该怎么办?

      我在一家小型油墨公司的人力资源部负责薪酬核算,现在入职刚一个半月,最近出了一起很严重的工作失误,现在领导要扣我的工资来弥补损失,心里真的很委屈。
  刚入职的时候,前任薪酬专员和我只交接了3天的工作就离职了,刚巧赶上月初要核算工资。销售部有一个驻外地的业务员一个月前离职了,但由于异地,只是口头提出离职,销售总监同意了,但是却没任何人和人力资源部说这个事,所有我也不知道,结果这个已经离职的员工还是被发放了工资。
  后来我联系到那个被错发工资的业务员,希望他能退还错发的工资,可是这个人找各种理由推脱,现在手机也关机了。我的领导想把责任推得干净,让我自己承担公司的损失,我认为错不在我身上,觉得很委屈,但又不知道该怎么办?
  请教大家,工资发错了,员工不退还,我该怎么办?

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       一、举证困难,追回错发工资有难度 
  从事实上来说,该员工已经辞职离开公司,与单位不存在劳动关系,因公司工作人员工作失误错发了一个月工资,基本上满足《中华人民共和国民法通则》第九十二条规定 没有合法根据,取得不当利益,造成他人损失的,应当将取得的不当利益返还受损失的人。由此看来,公司如果走司法程序完全可以追回损失的,但笔者认为公司举证存在难度,想要追回损失不那么容易,主要表现在以下几个方面: 
  (1)无法证明公司已经与其解除劳动关系; 
  本案中也明确说了该员工只是口头提出离职,仅仅是销售总监同意了,但是却没有任何人和人力资源部说这个事。由此可以看出该员工并没有办理任何离职手续,甚至连书面的离职申请或者离职报告都没有提交,而且,人力资源部压根不知道该员工离职,毫无疑问,社保肯定没有减保,试问,这种情况下公司如何证明与该员工解除了劳动关系?如果还存在劳动关系,公司要证明错发的一个月工资是不当得利,就必须证明该员工未提供正常的劳动,即证明其不在岗。 
  (2)证明该员工不在岗也有困难; 
  根据案例,该员工为驻外的业务员,众所周知,很多驻外销售员时间是相对自由的,很多是不打卡考勤的,况且很多销售人员经常出差也不在岗,这种情况下,公司如果平常管理不规范(由这名销售总监对待员工离职的做法,很难想象平时是如何管理的),想要证明该员工不在岗也是有一定难度的。如果该销售办事处严格规定考勤打卡,出差履行出差申请流程,那么本案还有回旋的余地。 
  二、本案如何处理? 
  1、协商解决,攻心为上; 
  该员工推三阻四不愿意归还错发的工资,基本上都是抱有侥幸的心理,认为钱是公司自己打进来的,过错又不在自己,在贪婪心理的驱使下才会找各种理由拖延归还。可以说这类人其实还是比较胆怯的,也在心理上认同这并不是自己应该所得的,只是不甘心到嘴的肉就这样飞了,寄希望于公司催几遍,自己无动于衷后就会不了了之。所以,笔者建议楼主不管是不是有证据,可以按走司法途径的思路与该员工协商,言辞一定要强势且上纲上线,说明这笔错发工资是你的“不当得利”,公司限期让你返还,如在规定期限内收不到你返还的错发工资,将走司法途经追回公司损失。员工不接电话可以发短信,还可以打员工家属的电话,甚至发函。此外,还可以以告知其现单位,日后新单位背景调查等等作为“威胁”,告知其一个月工资,数目也不是很多,你即使不归还也发不了财,但将成为你职业生涯发展的一个污点,试问哪家公司还敢录用你?总之,一定要在精神层面摧毁其负隅顽抗的心理,责令其主动归还错发的工资。 
  2、如果证据充分,可走司法程序; 
  当然,如果公司有充分证据证明该员工不在岗工作,公司未发放除上月工资之外的任何奖金、补贴等报酬的,那么进一步证明错发工资为“不当得利”,就完全可以以“不当得利”追讨公司的损失。但要注意的是,追讨“不当得利”不属于劳动纠纷范畴,需走民事诉讼的程序,这里就不多说了! 
  3、事后追责,积极反思,完善管理流程,杜绝风险。 
  既然出了事情,必然需要相应的人来承担责任,笔者认为作为人力资源部门经理应该承担此次事件的主要责任,主要包括几个方面: 
  (1)员工离职退出流程失控; 
  员工离职阶段是一个敏感期,一直都是劳动纠纷发生的高峰时期,企业必须建立完善的离职管理流程,严格按离职流程办理员工的离职退出手续。从本案来看,该公司在人员离职管理中极不规范,驻外业务员离职仅仅口头向销售总监说一下,没有任何离职申请或者报告,没有任何工作交接,也没人任何签字审批程序,人走了一个月人资部门居然不知道,不知道是销售总监压根就看不上人资部门还是人资部门根本就没有履行向部门、全体员工进行离职程序培训的义务呢?再来说说本部门前任薪酬核算员离职工作交接问题,新员工过来仅仅交接3天,恰恰又赶上月初核算工资,作为监交人的部门领导,你还真放心让前任薪酬核算员交接3天就离开公司。如此离职管理流程,怎能不出现纠纷? 
  (2)员工考勤机制及人事异动管理失控; 
  考勤和销售业绩是作为核算业务人员的工资的重要依据,一个人离职一个月居然还给其核算工资,笔者不得不怀疑公司驻外业务人员考勤管理的处于失控状态。此外,人事报表也是反应公司人员变动的重要工具,在我们公司的做法是,人事部门每月在编制人事报表时,都会发给各部门负责人核对,以防部分“自离”人员成为漏网之鱼,以便及时处理。由此可见该公司对于人员异动、考勤管理上是存在很大管理漏洞的。 
  (3)发生问题不思补救措施,一味向下属推卸责任,有失领导风范; 
  发生问题,作为人力资源部门经理,不仅不想办法补救,反思发生事情的根本原因,而且一味推卸责任,让下属独自承担此次事件的损失,不仅有失作为领导的风范,还会让下属寒心。作为人资部门负责人,出现劳资纠纷是正常现象,我们应该做的就是面对问题,找出解决问题的方法,快速地以最小的代价解决问题,然后反思纠纷产生的根本原因,不断完善管理流程,防范风险,而不是向下属推卸责任;向下属推卸责任,请问这个责任你能推得掉么?


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